Quelle période retenir pour le calcul ?

Douze mois, à partir de la date de début d'usage. Une période plus courte ne montre pas les coûts qui arrivent après les premiers mois, comme le renouvellement ou une nouvelle formation.

Faut-il calculer le coût en hors taxes ?

Il faut noter les deux montants, hors taxes et toutes taxes comprises, et garder le même choix pour toutes les solutions comparées. Le traitement de la TVA se vérifie avec l'expert-comptable.

Un logiciel d'IA peut-il être passé directement en charge ?

Le BOFIP indique qu'un logiciel dont le prix unitaire hors taxes ne dépasse pas 500 euros peut être passé en charges. Au-delà, il est immobilisé. Le choix se confirme avec l'expert-comptable.

Calculer le coût d'un outil d'IA sur 12 mois, méthode

Pour savoir si un outil d'IA est abordable, il faut un total sur douze mois, pas un prix mensuel. La méthode tient en quatre étapes : lister les postes, mettre une quantité et un prix unitaire à chaque ligne, calculer le total, puis garder la trace de la source de chaque chiffre. Le tableur fait le calcul ; le dirigeant fournit les nombres.

Cette page donne le modèle de colonnes et les formules. Elle ne donne aucun prix. Les cases restent vides jusqu'à ce qu'une source soit lue : page de tarifs de l'éditeur, devis, mesure faite dans l'équipe.

Étape 1 : le modèle de colonnes

Créez une feuille avec les colonnes suivantes, dans cet ordre :

Colonne	Contenu	Exemple de format
A. Poste	Un des six postes du guide sur les postes de coût	Texte
B. Unité	Par siège, par mois, par heure, par tâche, forfait	Texte
C. Quantité	Nombre d'unités sur douze mois	Nombre
D. Prix unitaire HT	Lu sur une source, hors taxes	Nombre, deux décimales
E. Total HT	Formule : C × D	Calcul
F. Source	Adresse de la page, numéro de devis, ou « mesure »	Texte
G. Date de la source	JJ/MM/AAAA	Date

Étape 2 : les formules

Total d'une ligne : =C2*D2 (à adapter à la ligne).
Total de l'offre : =SOMME(E2:E20).
Coût mensuel moyen : =E21/12.
Coût par personne et par mois : =E21/(12*nombre_de_personnes).

Une seule formule par colonne. Si une cellule de la colonne D est vide, le total de la ligne doit afficher un avertissement, pour ne pas lire un faux total. Une règle simple : une ligne sans prix lu ou sans source ne compte pas dans le total final, elle est listée à part.

Étape 3 : les lignes à ne pas oublier

Le temps de prise en main de chaque personne, en heures, multiplié par le coût horaire de la personne. Voir la page temps de l'équipe.
La relecture, en heures par mois.
La formation, avec son financement éventuel.
L'intégration avec les autres outils.
Une ligne de réserve, par exemple 10 % du total, pour les imprévus. Ce pourcentage est un choix du dirigeant : il n'est pas une règle.

Étape 4 : le contrôle

Avant de conclure, relisez le tableau avec trois questions :

Chaque prix a-t-il une source datée ?
Chaque solution comparée a-t-elle les mêmes lignes ?
Le total inclut-il le temps interne, et non seulement l'abonnement ?

Si une réponse est non, le total n'est pas comparable. Il vaut mieux le dire que de le présenter comme définitif.

Le cas d'un matériel ou d'un logiciel acheté

Un logiciel acheté en une fois n'est pas toujours une charge de l'année. Le BOFIP indique qu'un logiciel dont le prix unitaire hors taxes ne dépasse pas 500 euros peut être passé directement en charges. Au-delà, le logiciel est un bien incorporel qui s'amortit. Le détail de l'amortissement est sur la page amortissement. Le choix comptable appartient à l'entreprise et se confirme avec l'expert-comptable.

Ce que le tableau ne dit pas

Un total bas ne dit pas que l'outil est bon. Il dit seulement que son coût est bas sur le papier. Pour savoir s'il apporte quelque chose, il faut une mesure, décrite dans la page mesurer le retour. Pour comparer deux offres de même nature, la grille de la page comparer deux devis sert de contrôle.