Postes de coût d'un projet d'IA dans une petite entreprise

Un projet d'IA dans une petite entreprise coûte rarement ce que l'on voit sur la page de l'éditeur. Le prix mensuel n'est que le premier poste. Pour décider en connaissance de cause, il faut compter six postes, sur la même période, pour chaque solution envisagée.

Cette page donne la liste de ces postes et une grille à remplir. Elle ne donne aucun prix : chaque case reste à compléter avec le tarif lu sur la page officielle de l'éditeur, ou avec le devis du prestataire.

Les six postes

1. L'abonnement ou l'usage. C'est la somme facturée par l'éditeur : un montant par personne, par mois ou par an, ou un montant lié à la consommation. Le mode de facturation change beaucoup le calcul. La page sur la tarification explique les trois grandes formes.

2. Le temps de prise en main. Chaque personne qui utilise l'outil passe du temps à le comprendre, à écrire ses demandes et à corriger ses premiers résultats. Ce temps est un coût, même s'il n'apparaît sur aucune facture. La page temps de l'équipe donne une méthode pour le chiffrer.

3. La formation. Une formation peut être payante, gratuite ou prise en charge. Elle peut aussi être remplacée par une règle d'équipe écrite. Dans tous les cas, le coût doit être noté, avec son financement éventuel. La page formation explique ce qu'il faut vérifier.

4. L'intégration. Relier l'outil à la messagerie, au logiciel de devis ou au site web demande souvent un prestataire ou du temps interne. C'est le poste qui fait le plus varier les montants d'une offre à l'autre.

5. La relecture. Chaque sortie doit être relue avant usage. La CNIL rappelle que les résultats peuvent être inexacts tout en paraissant plausibles. Le temps de relecture se multiplie avec le nombre d'usages par mois.

6. Le risque. Il regroupe les coûts qui ne sont pas immédiats : une donnée saisie au mauvais endroit, un fournisseur qui change ses conditions, un export impossible. La page coûts cachés les détaille.

Le tableau à remplir

Copiez ce tableau dans un tableur. Une ligne par poste, une colonne par solution comparée. Laissez vide ce que vous ne connaissez pas encore : une case vide reste une question à traiter.

Ce qu'il faut vérifier avant de remplir

• Le prix lu sur la page de l'éditeur est daté le jour de la lecture.
• Le prix hors taxes et le prix toutes taxes sont distingués.
• Chaque ligne a une source : une page, un devis, une mesure.
• Une ligne sans source est marquée comme hypothèse.

Comment éviter les oublis

Le plus simple est de demander à chaque personne concernée de noter, pendant une semaine, le temps passé à préparer, tester ou corriger une sortie de l'outil. Ces notes servent ensuite à remplir la ligne « temps de prise en main » et la ligne « relecture ». Elles sont plus fiables qu'une estimation faite de tête.

Il faut aussi penser aux postes qui arrivent plus tard : une mise à jour qui change l'interface, une nouvelle personne à former, un contrat à renouveler. Un tableau qui ne couvre que l'année en cours sous-estime le coût réel. Pour cette raison, la grille se fait sur douze mois, avec une ligne de réserve pour les imprévus.

Enfin, un poste peut être présent dans une offre et absent dans l'autre. Une offre sans formation n'est pas gratuite : la formation est simplement faite par quelqu'un d'autre, ou pas du tout. Le tableau doit donc comporter la même liste de postes pour chaque solution comparée, même quand une case reste à zéro.

Ce qui reste hors tableau

Aucune donnée personnelle de client ou de salarié ne doit être saisie dans l'outil pour faire le calcul. Le calcul se fait avec des nombres et des fonctions, pas avec des noms. Pour les règles, voir la page limites.